員工資料不能隨便省：雇主一定要知道的三大法定紀錄義務
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「公司說我們不用打卡，這樣很好吧？」、「這位員工已經離職，基本資料就不用留了吧？」在許多公司裡這樣的聲音並不罕見。但事實上，依照《勞動基準法》，雇主對於勞工的出勤紀錄、工資清冊、勞工名卡等，都有明確的置備與保存義務，如果違反就會面臨相應的罰則。這篇文章將帶你快速釐清三項資料的法律規定與注意事項，協助企業守法自保，也保障勞工應有權益。
一、出勤紀錄：
法律規定是什麼？
《勞動基準法》第30條第5項規定：「雇主應置備勞工出勤紀錄，並保存五年。」
出勤紀錄是計算工時、加班費、薪資與職災責任的重要依據。故法律強制要求雇主必須置備，即使勞雇雙方合意而義務也無法免除。
置備重點：
- 逐日記錄至分鐘：不可以僅寫「9點上班、18點下班」，必須寫明「114年7月8日9:03上班、18:07下班」，時間必須足夠具體、完整。
- 出勤紀錄保存至少5年：應保管至勞工離職後五年。即使勞工離職，雇主也不能立即銷毀，否則在勞動檢查或勞資爭議時，可能面臨裁罰或無法舉證的風險。
- 所有勞工皆適用，且外勤人員也要記錄：無論正職、兼職、實習、工讀或者業務、司機、工程師等外勤，只要工作，都要記錄。
- 格式彈性：包括但不限於以簽到簿、出勤卡、刷卡機、門禁卡、生物特徵辨識系統、電腦出勤紀錄系統等，只要能清楚記錄並可供「書面」查核即可。
二、工資清冊：
法律規定是什麼？
《勞基法》第23條第2項規定：「雇主應置備勞工工資清冊，將發放工資、工資各項目計算方式明細、工資總額等事項記入。工資清冊應保存五年。」
置備重點：
- 工資清冊應保存至少5年(離職後仍需保存五年)
- 應記載項目(同法施行細則第14條之1)
(1) 勞雇雙方議定之工資總額
(2) 工資各項目之給付金額（基本工資、加班費、津貼、獎金等）
(3) 依法令規定或勞雇雙方約定，得扣除項目之金額(勞健保等)
(4) 實際發給之金額
另外，雖然法規沒寫，但員工姓名和發薪時間，以及如果員工有出缺勤相關的扣款，也建議紀錄清楚，這樣才能減少爭議的產生。
三、勞工名卡：
法律規定是什麼？
《勞基法》第7條規定：「雇主應置備勞工名卡，登記勞工之姓名、性別、出生年月日、本籍、教育程度、住址、身分證統一號碼、到職年月日、工資、勞工保險投保日期、獎懲、傷病及其他必要事項。前項勞工名卡，應保管至勞工離職後五年。」
置備重點
- 勞工名卡應保存至少5年(離職後仍需保存五年)
- 形式不拘： 勞動基準法並未限定勞工名卡的形式，常見的「人事資料」、「員工檔案」或「履歷表」其實都屬於勞工名卡的一種，可以是紙本，也可以是電子檔。
四、其他建議置備與保存的其他資料項目：
資料類型
說明與建議
勞動契約書
確認勞動關係最直接依據，尤其如果採用混合契約，兼有委任或承攬性質時
加班申請單
核准單
若勞工有加班，應保存相關申請或同意文件，可佐證是否屬合法加班並給予加班費。
出勤異常紀錄
如曠職、遲到、早退紀錄等，若未管理清楚，未來若因懲處或解雇發生爭議將缺乏依據。
出差、外勤紀錄與報告
對外勤員工尤為重要，可佐證實際工時與行程軌跡（如出差單、GPS紀錄等）。
休假申請紀錄
含特休、事假、病假、婚喪假等，能釐清薪資計算、假別爭議與工時記錄一致性。
離職文件
包括離職申請書、清點紀錄、離職面談表、勞退提繳證明等。
工作規則
員工手冊
就休假制度、獎懲、工作時間管理等提供基準。另外依《勞基法》第70條如勞工人數在30人以上，即需報請主管機關核備並公開。
職災處理紀錄
若曾發生職業災害，相關通報、調查、改善措施等應完整保存，避免勞保理賠或工會爭議。
職務說明書
說明各職位職責範圍，有助於釐清責任、考核與職災或工時爭議。
五、結語：該準備的，不能少
出勤紀錄、工資清冊與勞工名卡，是雇主依法必備的基本資料，與薪資計算、工時認定、職災處理及勞資爭議密切相關。不論員工是否離職、是否外勤，都應確實記載並保存「至少」保存五年。
雇主若能建立制度、妥善保存，有助於符合法規、降低爭議風險，也保障勞工權益與企業穩健經營。
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